Tugas & Fungsi

shape shape shape shape

KEPALA DINAS

Kepala Dinas mempunyai tugas membantu Bupati dalam bidang pengelolaan perpustakaan dan kearsipan. 

  1. pemimpin dan pengoordinasian kesekretariatan, Bidang Perpustakaan, Bidang Transformasi dan Otomasi, dan Bidang Kearsipan; 
  2. penyusunan program kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  3. penyusunan rencana strategis dan rencana kena 4 tahunan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan; 
  4. perumusan penjabaran kebijakan dalam bidang Perpustakaan dan Kearsipan; 
  5. pemberian pertimbangan teknis di bidang Perpustakaan d.an Kearsipan; 
  6. pembinaan UPTD di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;
  7. penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan (SP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) di bidang Perpustakaan dan Kearsipan; , 
  8. penyampaian laporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Bupati; 
  9. penyampaian Laporan Kinerja Instansi Pemerintah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan; 
  10. penyusunan Perjanjian Kinerja di bidang Perpustakaan dan Kearsipan; 
  11. pelaksanaan sistem pengendalian internal; 
  12. penyusunan analisa jabatan, analisis beban kerja dan evaluasi jabatan; 
  13. pengelolaan administrasi umum meliputi ketatalaksanaan, ketatausahaan keuangan, kepegawaian, rumah tangga. perlengkapan, dan arsip; 
  14. pembinaan, bimbingan dan pengawasan terhadap staf; dan 
  15. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;

 

SEKRETARIAT

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkungan Dinas yang meliputi urusan umum, kepegawaian, keuangan, program, hubungan masyarakat, arsip dan perlengkapan.

  1. pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, keuangan, arsip dan barang;
  2. pengoordinasian dan penyusunan perencanaan kegiatan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan; 
  3. penghimpunan peraturan dan ketentuan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas; 
  4. perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan, kepegawaian, keuangan, barang dan memberikan pelayanan teknis administrasi kepada seluruh satuan organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  5. penghimpunan, penyusunan dan pengoordinasian program kerja dan laporan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  6. penelitian dan penelaahan konsep atau naskah dinas serta dokumen lain yang akan diajukan kepada Kepala Dinas; 
  7. pelaksanaan bimbingan, pengawasan, evaluasi dan memberi petunjuk serta arahan kepada Sub Bagian Aparatur dan Umum, serta bawahan; 
  8. pendistribusian dan pengoordinasian tugas-tugas dari Kepala Dinas kepada para kepala bidang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  9. pembuatan usulan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK),Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) dan staf pendukung kegiatan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  10. pelaksanaan koordinasi, menghimpun dan menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP), Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja) dan Rencana Anggaran Satuan Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  11. pelaksanaan urusan rumah tangga, yang meliputi pengadaan peralatan dan perlengkapan untuk kepentingan tugas; 
  12. pengelolaan/pemeliharaan terhadap perlengkapan dan peralatan kantor dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas kedinasan; 
  13. pelaksanaan inventarisasi aset dan perlengkapan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  14. penyiapan bahan dan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU), Rencana Tahunan Barang Unit (RTBU) dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU); 
  15. penyusunan Perjanjian Kinerja dinas; 
  16. pengumpulan bahan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan Standar Pelayanan (SP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) di bidang tugasnya; 
  17.  pemberian saran dan pertimbangan kepada Kepala Dinas; dan 
  18. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. 

Sub Bagian Aparatur dan Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan surat menyurat kearsipan, kepustakaan dan urusan administrasi kepegawaian Dina Perpustakaan dan Kearsipan. 

  1. penyusunan program kerja tahunan pada Sub Bagian Aparatur dan Umum, 
  2. pelaksanaan urusan ketatausahaan (meneliti dan menelaah serta mengarsipkan surat-surat/naskah dinas yang telah didisposisikan oleh Kepala Dinas; 
  3. penyusunan bahan dan penyusunan laporan yang diperlukan pada Sekretariat Dinas; 
  4. pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian yang meliputi surat tugas, Surat Keputusan Kepala Dinas, Surat Perjalanan Dinas (SPD), cuti, Daftar Usulan Kepangkatan, formasi dan bezzeting pegawai, Penilaian Prestasi, Sasaran Kerja Pegawai (SKP), merencanakan dan mempersiapkan kenaikan pangkat/gaji berkala, pensiun, laporan pajak pajak pribadi dan kegiatan lain yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian sesuai peraturan perundang-undangan; 
  5. pelaksanaan pengumpulan bahan dan laporan daftar hadir/absensi pegawai; 
  6. penyusunan analisa jabatan, analisis beban kena dan evaluasi jabatan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 
  7. pelaksanaan peningkatan sumber daya aparatur guna peningkatan kinerja Dinas; 
  8. pemberian saran dan pertimbangan kepada Sekretaris secara tertulis maupun lisan berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; 
  9. pelaksanaan iventarisasi dan mempelajari semua peraturan perundangan-undangan yang berhubungan dengan tugas Aparatur dan Umum, dan 
  10. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dinas sesuai dengan dan fungsinya.

 

BIDANG PERPUSTAKAAN

Bidang Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan pengembangan koleksi dan pengelolaan perpustakaan meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, pengelolaan, pendayagunaan, dan pemantauan karya cetak dan karya rekam.

  1. penyusunan program kerja tahunan Bidang Perpustakaan; 
  2. pengoordinasian penyusunan perencanaan Bidang Perpustakaan; 
  3. penghimpunan peraturan, ketentuan dan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas; 
  4. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan pembinaan, pengembangan perpustakaan, pembudayaan kegemaran membaca, deposit, pelestarian bahan pustaka, pengembangan koleksi, dan layanan perpustakaan; 
  5. penyusunan dan penataan koleksi deposit; 
  6. penyelenggaraan kebijakan teknis pelestarian bahan pustaka; 
  7. pengembangan koleksi deposit dan layanan perpustakaan; 
  8. penyelenggaraan fasilitasi dan kerjasama dalam pembinaan, pengembangan perpustakaan, deposit, pelestarian bahan pustaka, pengembangan koleksi' dan layanan perpustakaan; 
  9. pengoordinasian dan pelaksanaan pengembangan perpustakaan, deposit,, pelestarian bahan pustaka, pengembangan koleksi, dan layanan perpustakaan; 
  10. pengoordinasian pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam dengan penerbit, perangkat daerah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), instansi terkait, dan masyarakat; 
  11. pelaksanaan hunting, seleksi, inventarisasi, dan desiderata bahan perpustakaan; 
  12. penganekaragaman bahan perpustakaan yang mencakup kegiatan. transliterasi (alih aksara), translasi (terjemahan), dan sejenisnya
  13. pengoordinasian penyelenggaraan layanan sirkulasi, layanan referensi,, layanan pinjam antar perpustakaan; 
  14. penyelenggaraan layanan ekstensi (perpustakaan keliling dan layanan; khusus); 
  15. pelaksanaan stock opname dan penyiangan bahan perpustakaan (weeding), pelaksanaan promosi layanan; 
  16. pembudayaan kegemaran membaca; 
  17. pengumpulan bahan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan Standar Pelayanan (SP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) di bidang tugasnya; 
  18. pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga terkait dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; 
  19. pemberian saran dan pertimbangan kepada Kepala Dinas berkenaan dengan tugas pokok dan fungsi; dan 
  20. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan: tugas dan fungsinya. 

 

BIDANG TRANSFORMASI DAN OPTIMASI PERPUSTAKAAN

Bidang Transformasi dan Otomasi Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan pedoman teknis dan melaksanakan transformasi/revitalisasi pengembangan perpustakaan, pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media, otomasi perpustakaan dalam rangka pengembangan layanan perpustakaan serta penyajian data dan informasi terkait perpustakaan.

  1. penyusunan program kerja tahunan Bidang Transformasi dan Otomasi Perpustakaan; 
  2. pengoordinasian penyusunan perencanaan Bidang Transformasi dan Otomasi Perpustakaan; 
  3. penghimpunan peraturan, ketentuan dan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas; 
  4. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan kegiatan dalam program pembinaan perpustakaan, program pelestarian koleksi nasional dan naskah kuno sesuai dengan kewenangan; 
  5. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan kegiatan transformasi/ revitalisasi perpustakaan; 
  6. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan kegiatan otomasi dan pendataan perpustakaan; 
  7. pengoordinasian dan pelaksanaan transformasi/revitalisasi pengembangan perpustakaan serta otomasi dan pendataan perpustakaan; 
  8. pembinaan dan sosialisasi transformasi/revitalisasi pengembangan perpustakaan kepada kecamatan, kelurahan dan desa; 
  9. penyusunan dan pelaksanaan program transformasi/ revitalisasi pengembangan perpustakaan; 
  10. pelaksanaan alih media, publikasi, streamlining, ekspansi dan inovasi serta membangun jejaring perpustakaan termasuk yang berbasis teknologi, informasi dan komunikasi; 
  11. penyediaan akses ke informasi dan pengetahuan serta sumber-sumbernya dalam multi format; 
  12. pelaksanaan otomasi untuk meningkatkan layanan perpustakaan; 
  13. penyusunan Bibliografi Daerah dan Katalog Induk Daerah serta. Literatur Sekunder; 
  14. pelaksanaan inventarisasi/pendataan, pengolahan data, penyusunan laporan dan publikasi data terkait perpustakaan; 
  15. pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga terkait dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; 
  16. pengumpulan bahan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan Standar: Pelayanan (SP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) di bidang tugasnya; 
  17. pemberian saran dan pertimbangan kepada Kepala Dinas berkenaan dengan: tugas pokok dan fungsi; dan 
  18. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan kepada Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

BIDANG KEARSIPAN

Bidang Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan pedoman teknis perencanaan, pembinaan, pengelolaan, pengawasan dan pengendalian di bidang kearsipan. 

  1. penyusunan program kerja tahunan Bidang Kearsipan; 
  2. pengoordinasian penyusunan perencanaan Bidang Kearsipan; 
  3. penyusunan rencana kegiatan Bidang Kearsipan; 
  4. penyusunan kebijakan teknis di Bidang Kearsipan; 
  5. penyusuan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan, pengawasan, pengelolaan arsip, layanan dan pemanfaatan arsip; 
  6. pembinaan, pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan kearsipan daerah pada Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Desa dan Masyarakat; 
  7. pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis dan statis; 
  8. penyelenggaraan pelayanan dan pemanfaatan arsip;
  9. penyediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan. penggunaan internal dan kepentingan publik; 
  10. pelaksanaan penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip sebelum pelaksanaan akuisisi arsip statis; 
  11. pengusulan pemusnahan arsip; 
  12. pelaksanaan akuisisi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya; 
  13. pembuatan Daftar Pencarian Arsip (DPA); 
  14. pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan asas asal usul, asas aturan-asli dan standar deskripsi arsip statis; 
  15. pelaksanaan preservasi arsip statis yang dilakukan secara preventif dan kuratif untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis; 
  16. pelaksanaan alih media dan pengujian autentisitas arsip statis; 
  17. pelaksanaan inventarisasi, pengunggahan dan pengolahan informasi kearsipan ke dalam sistem infromasi kearsipan; 
  18. pelaksanaan pelayanan akses arsip statis berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI); 
  19. penyediaan fasilitas untuk mengakses arsip statis; 
  20. penyediaan bahan penerbitan naskah sumber arsip;
  21. penyiapan bahan dan pelaksanaan pameran arsip statis; 
  22. penyiapan pembinaan, sosialisasi/bimbingan teknis kearsipan kepada unit pengolah dan unit pencipta arsip; 
  23. penyiapan bahan pembinaan, sosialisasi/bimbingan teknis/penyuluhan kearsipan kepada perusahaan dan organisasi serta masyarakat; 
  24. penyiapan data-data/dokumen pemenuhan syarat Lomba Kearsipan Daerah dan Pengawasan Kearsipan bagi Lembaga Kearsipan Daerah; 
  25. pelaksanaan audit kearsipan dalam rangka pengawasan kearsipan internal pada perangkat daerah; 
  26. pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan dalam rangka pengendalian pada perangkat daerah; 
  27. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perusahaan, organisasi dan masyarakat
  28. pemberdayaan kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah; 
  29. pelaksanaan pelayanan pengaduan masyarakat; 
  30. penyelenggaraan fasilitasi dan kerjasama; 
  31. penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait; 
  32. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan Bidang Kearsipan; 
  33. pemberian saran dan pertimbangan kepada Kepala Dinas; dan 
  34. pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.